Microsoft Office Excel в бизнесе.
|
Добавлено: Гость | 11.12.2008 |
В любом случае, вне зависимости от сферы применения электронных таблиц, будь это хоть банальный контроль собственных расходов, или налоговое планирование и прогнозирование потребностей в капитале крупных фирм, самые последние возможности, предлагаемые Microsoft Office Excel, помогут значительно сократить необходимое для работы время. А, как известно, любому человеку в современном мире, время – это, прежде всего, деньги.
Конечно, в большинстве случаев финансовые данные, внесенные в электронные таблицы, предназначены для работы с ними нескольких человек. Так, например, продавец составляет отчеты о доходах для своего руководителя, который, после ознакомления передает его бухгалтеру. Именно поэтому в приложении Microsoft Office Excel заложено множество различных функций, которые значительно расширяют возможности по совместному использованию документов, предоставляя множество полезных инструментов подходящих практически для всех категорий пользователей.
Примером подобных документов могут послужить так называемые смарт-документы, которые расширяют возможности созданных рабочих книг, своевременно реагируя на те условия, в которых действует пользователь. Наиболее заметной ролью смарт-документов можно считать работу различных форм и шаблонов, а также тех книг, которые активно участвуют в этом процессе.
Вот достаточно простой пример подобной работы. Если допустить, что в компании необходимо создавать ежегодные отчеты по одному из многочисленных шаблонов Microsoft Office Excel, то, превратив этот шаблон в смарт-документ, его можно будет подключить к общей базе данных. Таким образом, часть необходимых сведений будет автоматически заноситься в этот шаблон из базы данных, а затем остается отправить имеющийся документ далее по цепочке простым нажатием клавиши.
Кроме всего прочего использование смарт-документов позволяет значительно экономить время, а благодаря их возможности свободно взаимодействовать с другими приложениями Microsoft Office их можно мгновенно отправить по электронной почте не открывая для этого почтовую программу.
Как бы там ни было, но рабочая область для смарт-документов значительно упрощает процесс их редактирования в реальном времени. В большинстве случаев рабочая область создается во время отправки документов по электронное почте, при этом отправителю автоматически присваивается звание администратора рабочей области документа, а те лица, кому направлении документ получают разрешение на изменение содержания документа.
Кроме того, что использование рабочих областей документов позволяет работать с ними нескольким пользователям, они еще имеют и функцию автоматического обновления, благодаря которой всегда можно обновить версию устаревшую версию документа до современной. К тому же, рабочие области создаются не только для документов Microsoft Office Exel, но и для Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint и Microsoft Office Visio.
Одной из полезных возможностей документов Microsoft Office является команда «Сравнить рядом», которая позволяет просмотреть изменения, внесенные в рассматриваемый документ предыдущими пользователями. Вызвав эту команду, можно без проблем просмотреть все различия между двумя и более книгами без необходимости их объединения или переключения между отдельными книгами.
Не менее полезными функциями документов Microsoft Office Exel команда «Автофильтр», использование которой помогает упростить работу с электронными таблицами. Так, если в просматриваемой рабочей книге содержатся данные по нескольким сотням клиентов, и требуется из них выбрать только тех, кто приобрел определенный продукт, использование фильтрации позволит скрыть данные о других клиентах, оставив только интересующие данные.
Еще одним преимуществом электронных документов Microsoft Office Exel является возможность импортирования данных, которая позволяет автоматически обновлять необходимые данные во время изменения базы данных, что, в свою очередь значительно экономит время пользователей на заполнении различных столбцов рабочего документа.
Не менее трудоемкой задачей является поиск расхождений между различными списками данных, на что можно затратить много времени при построчном поиске, но, благодаря использованию Microsoft Office Exel, все имеющиеся несоответствия можно определить в автоматическом режиме. Все, что для этого необходимо - это сделать небольшую настройку в документе, создав или выбрав соответствующее поле в каждом из изменяемых и участвующих в сравнении списков.
Также положительным качеством Microsoft Office Exel является возможность настраивать имеющиеся шаблоны под требования пользователя. Таким образом, исчезает необходимость создавать или покупать необходимые для работы и учета бланки, достаточно просто загрузить готовые шаблоны, а затем настроить их под свои требования.
Об авторе
www.iphosting.ru (служба новостей хостинга)
Условия перепечатки
При репосте статьи "Microsoft Office Excel в бизнесе.", пожалуйста укажите источник - сайт http://www.iphosting.ru/ (Платный профессиональный хостинг) — и информацию об авторе.Смотрите также
Польза Автоматического об звона Для Жкх
Автоматическое напоминание о сумме задолжености и сроке оплаты коммунальных услуг с помощью программы Call Office
Готовый Флеш Сайт За $230 - Приходите, Забирайте!
Системы управления сайтами значительно облегчают работу по созданию и редактированию веб-проектов. Веб-разработчику или дизайн-студии, которые зарабатывают именно на сайтостроении, очень поможет упрощение и ускорение выполнения часто повторяющихся действий.